Algemeen
Prijzen en abonnementen
Kennislaag
Automatiseringslaag
KAI Chat
AI-Replies
Beveiliging
Bedrijfsinformatie
KAI is het platform van AI Replies. KAI staat voor Knowledge, Automation, Insights. Het verbindt je SaaS-tools, centraliseert bedrijfskennis en automatiseert repetitief werk in een veilige, in de EU gehoste omgeving. Op dit moment zijn de kennis- en automatiseringslaag beschikbaar. De insightslaag is in ontwikkeling.
AI Replies is het in Amsterdam gevestigde bedrijf dat KAI bouwt. AI Replies richt zich op een veilige, in Europa toonaangevende AI-infrastructuur die teams helpt de chaos aan tools te verminderen en de productiviteit te verhogen met een sterke focus op gebruiksvriendelijkheid, privacy en compliance.
Een typische AI-chatbot is een stand-alone tool. KAI is een platformlaag voor al je tools. Het maakt verbinding met systemen zoals Microsoft 365 en Google Workspace, past op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC) toe, maakt gebruik van versleuteling, wordt gehost in de EU en voldoet aan de GDPR-richtlijnen. Daarnaast biedt het automatisering en controle op bedrijfsniveau, wat bij openbare AI-tools niet het geval is.
KAI is specifiek ontwikkeld voor MKB-bedrijven en scale-ups in Europa, maar ondersteunt ook teams in de rest van de wereld. Het platform levert de meeste waarde voor organisaties met meer dan 10 medewerkers die merken dat de vele SaaS-tools, interne processen en het zoeken naar informatie onnodige onderbrekingen veroorzaken.
KAI is het meest lucratief voor organisaties die:
De ROI versnelt doorgaans zodra een bedrijf de grens van 20 medewerkers passeert en de overhead voor coördinatie toeneemt.
KAI is niet gebouwd om je huidige tools te vervangen, maar om ze werkbaar te maken. Het helpt je team om:
KAI is de AI-laag bovenop je bestaande tech stack. Het maakt verbinding met veelgebruikte systemen (bijvoorbeeld Microsoft 365, Google Workspace, Drive, SharePoint, e-mail en communicatietools) en voegt de volgende zaken toe:
Je houdt je bestaande tools. KAI verbindt ze en vermindert ruis.
De meeste teams zijn dezelfde dag nog operationeel. Je maakt een account aan, koppelt je twee belangrijkste systemen (zoals je mail en Drive), nodigt je team uit en voert direct je eerste zoekopdrachten en automatiseringsacties uit. De totale implementatietijd is afhankeljk van het aantal tools dat je koppelt en welk beheer je nodig hebt.
Nee. KAI is ontworpen voor beheerders zonder zware IT-achtergrond. De installatie loodst je via simpele stappen door het koppelen van integraties en het instellen van de juiste rechten voor je team. Voor meer geavanceerde IT-configuraties (zoals SSO of compliance) is ondersteuning beschikbaar, afhankelijk van je abonnement.
KAI ondersteunt standaard Engels en de meestvoorkomende Europese talen. De taaldekking kan variëren afhankelijk van de integratie en het gebruiksscenario. Als je een specifieke taal nodig hebt voor je team, kan dit worden ingesteld tijdens de onboarding of de proefperiode.
KAI is gebouwd in Amsterdam voor Europese organisaties, met hosting in de EU, en een Europese privacybasis (GDPR). Ondanks de Europese basis is het platform wereldwijd bruikbaar voor teams die Europese beveiligingsnormen en gecontroleerde AI-toegang willen.
KAI levert direct resultaat op in werkomgevingen waar kennisdeling en coördinatie veel tijd kosten. Denk aan zakelijke dienstverlening, tech- en SaaS-bedrijven, creatieve bureaus en organisaties met grote interne afdelingen zoals HR, IT of Finance. Verliest jouw team wekelijks uren aan het beantwoorden van terugkerende vragen en het zoeken naar versnipperde data? Dan is KAI de juiste keuze.
Ja. We hebben KAI specifiek gebouwd rondom de strenge veiligheidsverwachtingen van Europese organisaties. Dit betekent strikte EU-hosting, GDPR-naleving, datavesleuteling en strak toegangsbeheer (RBAC). Voor zwaar gereguleerde sectoren, zoals finance of de zorg, bieden we Enterprise-functies zoals geavanceerde auditlogboeken. Specifieke wettelijke eisen bespreken we graag in een veiligheidsbeoordeling.
De eerste week draait om het instellen van de basis:
Het doel in week één is simpel: we snijden direct de tijd weg die je verliest aan zoeken en repititieve taken.
Ja. KAI is gebouwd voor organisaties met meerdere afdelingen. Je scheidt en beheert de kennis en toegangsrechten strak per afdeling (zoals HR, IT of Sales). Zo houd je data afgeschermd voor wie er geen rechten toe heeft, terwijl je wel één consistente ervaring voor het hele bedrijf creëert.
Ja. Hybride teams en teams op afstand profiteren omdat KAI het interne heen en weer mailen beperkt, de toegang tot kennis verbetert en antwoorden standaardiseert. KAI helpt ze met name met snellere onboardin en het beantwoorden van interne vragen.
Ja. Je kunt teamgenoten uitnodigen tijdens de Gratis proefperiode van 14 dagen zodat je kennisdeling, machtigingen en teamworkflows kunt testen in een realistische opstelling.
Ja. Je kunt individueel starten en eenvoudig opschalen naar een teampakket zodra je organisatie groeit. Je configuratie en verbonden tools kunnen worden overgedragen, afhankelijk van je plan en beheerbehoeften.
Je krijgt 14 dagen lang volledige toegang tot het complete platform. Dit is inclusief de kennislaag, alle automatiseringsfuncties, de bedrijfsbrede AI-chat en de integraties met Microsoft 365 en Google Workspace. Ook tijdens je proefperiode garanderen we EU-hosting en strikte AVG-naleving.
Ja. De gratis proefversie biedt volledige functionele toegang, zodat teams kennis, automatisering, AI-chat en integraties kunnen testen in een echte omgeving. Er zijn voorwaarden voor redelijk gebruik van toepassing om misbruik te voorkomen.
Nee. Een creditcard is niet vereist om de gratis proefperiode van 14 dagen te starten.
Aan het einde van de 14 dagen kies je een betaald abonnement (Basis, Professional of Enterprise). Maak je geen keuze, dan wordt de toegang beperkt of gepauzeerd. We blijven je gegevens uiteraard strikt behandelen volgens ons privacy- en bewaarbeleid.
Ja. Voor grotere teams en uitgebreide Enterprise-evaluaties bieden we in overleg met ons salesteam de mogelijkheid om de proefperiode te verlengen.
Basis
De juiste basis voor kleine teams die e-mails, meetings en routinetaken willen automatiseren, maar nog geen centrale kennisbank nodig hebben.
Professional
Ideaal voor groeiende teams die bedrijfsbrede AI-zoekfuncties, kennisbanken, integraties en RBAC-controles nodig hebben. Dit is de meest gebruikelijke keuze.
Enterprise:
Ideaal voor organisaties die geavanceerde governance, auditlogboeken, nalevingsconfiguratie, speciale infrastructuuropties of inkoopondersteuning nodig hebben.
Starter bevat de automatiseringslaag en basisfuncties voor AI-productiviteit:
Het basisabonnement bevat geen:
Het professional-abonnement omvat het volledige KAI-platform:
Professional is het aanbevolen abonnement voor bedrijven met meer dan 20 werknemers en meerdere SaaS-tools.
Het enterprise-abonnement omvat alles in het professional-abonnement, plus:
Het enterprise-abonnement ondersteunt organisaties met strikte behoeften op het gebied van bestuur of regelgeving.
Bij het enterprise-abonnement maken we een voorstel op basis van de exacte behoefte. We kijken naar het aantal gebruikers, de infrastructuurwensen, het vereiste niveau van ondersteuning (SLA) en specifieke eisen rondom compliance en wetgeving.
Het minimumaantal gebruikers is afhankelijk van de infrastructuur en nalevingsvereisten. Enterprise is doorgaans geschikt voor middelgrote of grotere teams. Een exacte berekening is op aanvraag beschikbaar.
Een gebruiker is een account met één naam en beveiligde inlogtoegang tot KAI.
Voor grotere bedrijven met een Enterprise-overeenkomst is een gemengde configuratie vaak mogelijk. Zo geef je specifieke teams exact de toegang die ze nodig hebben, zonder onnodige kosten.
Ja. Je kunt je abonnement op elk moment aanpassen. Wijzigingen gaan direct of bij de start van de nieuwe facturatieperiode in, afhankelijk van de voorwaarden van je abonnement.
Ja. Je kunt op elk gewenst moment nieuwe gebruikers toevoegen. Het verwijderen van licenties hangt af van je de voorwaarden binnen je abonnement.
Ja. Jaarlijkse facturering is beschikbaar en omvat doorgaans een korting in vergelijking met maandelijkse facturering. Exacte kortingspercentages worden bepaald bij het opstellen van de overeenkomst.
Ja. Maandelijkse facturering wordt ondersteund bij basis- en professional-abonnementen.
Ja. Volumeprijzen kunnen van toepassing zijn naarmate het aantal gebruikers toeneemt. Enterprise-klanten krijgen prijsstructuren op maat.
Ja. Onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties komen in aanmerking voor speciale tarieven. Deze zijn op aanvraag beschikbaar.
Nee. Alle vermelde tarieven voor onze zakelijke (B2B) abonnementen zijn exclusief BTW. De BTW wordt berekend en gespecificeerd op je factuur volgens de geldende EU-richtlijnen.
Ja. Facturen worden verstrekt. Inkooporderprocessen worden ondersteund voor in aanmerking komende klanten, met name in het kader van enterprise-overeenkomsten.
Ja. Voor Enterprise-klanten ondersteunen we inkoopworkflows, beveiligingsbeoordelingen, verzoeken om conformiteitsdocumentatie en onboardingprocessen voor leveranciers.
Depending on your plan, you can pay via invAfhankelijk van het gekozen abonnement kun je betalen op factuurbasis of met een creditcard. Aanvullende opties zijn op aanvraag beschikbaar.oice or credit card. Additional payment options are available upon request.
Het restitutiebeleid wordt afgehandeld volgens je abonnementsovereenkomst. We beoordelen per situatie of je hiervoor in aanmerking komt.
Je kunt je abonnement opzeggen volgens de voorwaarden van je abonnement. De toegang loopt tot het einde van de betaalde factureringsperiode, tenzij anders overeengekomen.
Abonnementen worden automatisch verlengd, tenzij ze vóór de verlenging worden opgezegd. Verlengingsinstellingen kunnen worden beheerd in je account of via je ons service team.
Afhankelijk van het abonnement en de overeenkomst is het mogelijk om abonnementen te pauzeren. Dit kan worden besproken met het service team of je accountmanager.
Dit hangt af van je abonnement. Basisgebruikers krijgen standaard e-mail- en ticketondersteuning. Met een professional-abonnement krijgen je ondersteuningsaanvragen prioriteit, zodat ze sneller worden afgehandeld. Enterprise-klanten krijgen ondersteuning op maat, inclusief een vaste accountmanager en een afgestemde SLA.
Enterprise-klanten krijgen begeleiding op maat. Denk aan:
De kennislaag is de centrale, beveiligde laag over al je bedrijfsdata heen. KAI maakt interne documenten en systemen direct doorzoekbaar via AI. Je krijgt altijd antwoorden met een directe link naar de bron, en het systeem respecteert feilloos de bestaande toegangsrechten van de medewerker.
Je koppelt moeiteloos mappen, bestanden, HR-beleid, projectdocumentatie, gedeelde schijven en interne richtlijnen en sjablonen. Ook e-maildiscussies zijn toe te voegen, mits je daar de rechten voor openzet.
Ja. KAI ondersteunt verbindingen met:
Ja. Je bouwt eenvoudig aparte kennisbanken voor specifieke afdelingen (zoals HR, IT of Finance) of voor tijdelijke projectteams. Via strak toegangsbeheer (RBAC) bepalen beheerders vervolgens exact wie welke kennisbank mag doorzoeken of inzien.
Yes. KAI strictly enforces your existing permissions from Microsoft 365, Google Workspace and other integrations. Users only see content they are authorised to view.
Ja. KAI voegt aan de AI-antwoorden directe links toe naar de originele bronbestanden. Zo controleer je eenvoudig het antwoord en open je direct het juiste document.
KAI synchroniseert continu met je bronsystemen. Pas je een document aan in Drive of SharePoint, dan verwerkt KAI deze update automatisch in de index. Antwoorden zijn hierdoor altijd gebaseerd op de meest actuele versie van een document.
Ja. Je kunt zelf bepalen welke inhoud wordt geïndexeerd en wie specifieke kennisbanken beheert, afhankelijk van het interne beleid en de integratiestructuur.
Ja. Beheerders bepalen welke integraties, mappen en gegevensbronnen worden geïndexeerd. Alleen goedgekeurde bronnen worden onderdeel van de doorzoekbare kennisomgeving.
Ja. Beheerders selecteren exact welke mappen, accounts of labels KAI mag doorzoeken. Gevoelige data sluit je eenvoudig uit bij het configureren van de integraties.
Ja. Er zijn opties voor gegevensexport beschikbaar. Je behoudt altijd de controle over je gegevens en kan een export aanvragen volgens de voorwaarden van je overeenkomst.
KAI maakt gebruik van gestructureerde indexering om overeenkomsten in documenten te detecteren en prioriteit te geven aan gezaghebbende bronnen. Als er duplicaten zijn, worden de resultaten gerangschikt op basis van relevantie, machtigingen en bronvertrouwen.
KAI verwijst naar documenten uit het bronsysteem. Versiebeheer blijft beheerd door het oorspronkelijke platform, zoals SharePoint of Google Drive. KAI geeft de laatste geïndexeerde versie weer.
Nee. KAI bouwt alleen een versleutelde index van de metadata (gehost in de EU) om de AI-zoekfunctie te ondersteunen. De originele bestanden en de versiegeschiedenis blijven veilig in je eigen cloud-omgeving (zoals SharePoint of Drive) staan.
De indexeringstijd is afhankelijk van de hoeveelheid gegevens en het aantal verbonden systemen. Kleine implementaties kunnen binnen enkele uren worden voltooid. Bij grotere omgevingen kan dit langer duren. Na de initiële indexering kost het indexeren van nieuwe data minder tijd.
KAI leest alle standaard zakelijke formaten uit, waaronder PDF, DOCX (Word), XLSX (Excel), PPTX (PowerPoint), TXT en Markdown. Aanvullende bestandstypen kunnen op verzoek worden beoordeeld.
De Automatiseringslaag in KAI vermindert repetitief intern werk in al je verbonden SaaS-tools. Het vat communicatie samen, stelt antwoorden op, activeert workflows, creëert herinneringen en stuurt verzoeken door, allemaal binnen een veilige, in de EU gehoste infrastructuur.
Het basisabonnement biedt standaardautomatiseringen zoals:
Het basisabonnement richt zich op het verminderen van repetitieve taken van 15 minuten of minder. Dit abonnement biedt geen toegang tot de bedrijfsbrede kennisbank.
Het professional-abonnement biedt alle automatiseringen uit het basisabonnement, plus:
Het professional-abonnement maakt grootschalige automatisering tussen verschillende afdelingen mogelijk.
Ja. KAI distilleert direct notulen en actiepunten uit vergaderingen. Ook lange e-maildiscussies worden samengevat tot de belangrijkste punten en vervolgstappen, zodat je niet eindeloos hoeft terug te lezen.
Ja. KAI kan actiepunten uit e-mails en vergaderingen halen en vervolgacties voorstellen. Voor de uitvoering kan een menselijke bevestiging vereist zijn, afhankelijk van de configuratie.
Ja. KAI kan taken of herinneringen aanmaken op basis van e-maildiscussies, chatprompts of gestructureerde triggers, afhankelijk van de integraties en beheerinstellingen.
Ja. KAI kan gedefinieerde workflows en goedkeuringsstromen activeren, zoals toegangsverzoeken, goedkeuringen van documenten of interne servicetickets. De omvang van de workflow is afhankelijk van je abonnement en integratie-instellingen.
Ja. KAI kan aanvragen doorsturen naar de juiste afdeling, het juiste team of de juiste persoon op basis van vooraf gedefinieerde logica en op rollen gebaseerde toegangscontrole.
Ja. KAI kan onboarding ondersteunen door:
Ja. KAI geeft direct en consistent antwoord op interne vragen op basis van jullie eigen kennisbanken. Dit vermindert herhaalde e-mailverzoeken en interne onderbrekingen.
Ja. Je kunt gestructureerde workflows inrichten voor updates en goedkeuringen. De mogelijkheden hiervoor zijn afhankelijk van je configuratie en abonnement.
Ja. Beheerders bepalen welke automatiseringsfuncties zijn ingeschakeld, welke integraties verbonden zijn en welke gebruikers of rollen specifieke acties kunnen uitvoeren.
Ja. Afhankelijk van de integraties en je abonnement kunnen aangepaste automatiseringsstromen worden geconfigureerd. Enterprise klanten kunnen geavanceerdere workflows en systeemoverschrijdende triggers instellen.
Ja. Voor acties zoals het verzenden van e-mails, het activeren van workflows of het bijwerken van records kan menselijke goedkeuring vereist zijn. Hierdoor behoud je de volledige regie over je processen en voldoe je aan in- en externe compliance-eisen.
Ja. Voor Enterprise-klanten zijn geavanceerde auditregistratie en gedetailleerde logboeken van beheeractiviteiten beschikbaar.
Dit hangt af van je gekoppelde systemen, maar we ondersteunen in de basis altijd:
Toekomstige automatiseringsontwikkeling richt zich op:
Verder is Insights –de analysecomponent van KAI – momenteel in ontwikkeling. Hiermee krijg je een duidelijk inzicht in de ROI van automatisering.
KAI is een veilige AI-assistent op bedrijfsniveau die is verbonden met interne kennisbanken en goedgekeurde externe modellen. Werknemers kunnen hierdoor zowel werkgerelateerde als externe informatie opzoeken in één gecontroleerde, binnen de EU gehoste omgeving. In tegenstelling tot openbare AI-tools respecteert KAI rolgebaseerde toegangscontrole, bestuursbeleid en bedrijfsrechten.
Ja. KAI beantwoordt specifieke vragen over jullie eigen bedrijfsdata, maar helpt je net zo makkelijk met algemene kennisvragen. Alles gebeurt binnen jullie eigen beveiligde omgeving.
Ja, voor de meeste dagelijkse werkzaamheden vervangt AI openbare AI-tools zoals ChatGPT of Gemini. Uiteraard trainen we geen externe AI-modellen met jouw bedrijfsdata.
KAI helpt elk team vooruit. Van Marketing en HR tot Finance, Legal en IT. Elke afdeling krijgt veilige, relevante antwoorden op basis van de bestanden waar zij in de basis al toegang tot hebben.
We integreren toonaangevende modellen van leveranciers zoals OpenAI, maar doen dit altijd binnen onze eigen, afgeschermde infrastructuur. Tijdens het onboardingsproces leggen we dit graag uitgebreid aan je uit (bij een enterprise-abonnement).
Nee. Klantgegevens worden niet gebruikt om openbare AI-modellen of AI-modellen van derden te trainen.
Ja. KAI is ontworpen om te voorkomen dat klantcontent wordt gebruikt om externe modellen te trainen. De gegevensverwerking volgt contractuele en technische waarborgen.
Ja, mits de beheerder dit toestaat. Beheerders bepalen of de chat externe webtoegang heeft, of dat gebruikers alleen in interne bestanden mogen zoeken.
Ja. Beheerders kunnen webtoegang inschakelen, uitschakelen of beperken. De instellingen bepalen wanneer en hoe extern browsen is toegestaan.
Ja. Gebruikers en beheerders kunnen zoekopdrachten zo instellen dat KAI uitsluitend antwoordt op basis van jullie interne kennisbanken.
Ja. KAI toont bij bedrijfsspecifieke vragen altijd citaten en directe links naar de originele interne documenten.
Ja. Afhankelijk van de configuratie kan KAI Chat zo worden ingesteld dat antwoorden wordt geweigerd wanneer er niet voldoende interne bronnen beschikbaar zijn.
Nee. KAI toont een gebruiker alleen de informatie waar hij of zij rechten voor heeft, direct gebaseerd op jullie bestaande toegangscontrole en systeemmachtigingen.
KAI neemt de bestaande rechtenstructuur uit systemen zoals Microsoft 365 of Google Workspace strikt over. Gebruikers kunnen alleen bestanden ophalen of inzien waarvoor ze expliciet toestemming hebben (het 'least privilege'-principe).
Ja. Je stelt eenvoudig de toon, richtlijnen en het gedragsbeleid in voor KAI, zodat de assistent exact communiceert volgens jullie interne bedrijfsnormen.
Ja. Beheerders configureren duidelijke kaders en een strak gebruiksbeleid. Dit voorkomt misbruik en garandeert dat het gebruik van de chat voldoet aan jullie eigen compliance-eisen.
Ja. Mogelijkheden zoals browsen, automatiseringstriggers of toegang tot tools kunnen per team of rol worden beperkt.
Statistieken over chatgebruik en toezichtmogelijkheden zijn afhankelijk van het abonnementsniveau. Enterprise-abonnementen bieden uitgebreide statistieken, inzicht in het gebruik en specifieke beheeropties.
Ja. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen of maanden de chatgeschiedenis automatisch en permanent wordt gewist. Zo zorg je dat de opslag van gegevens altijd exact voldoet aan jullie eigen juridische regels en de GDPR.
Afhankelijk van de instellingen zijn er mogelijk knoppen voor de chatgeschiedenis op gebruikersniveau beschikbaar. Bewaarbeleid kan voorrang hebben op verwijdering indien dat nodig is voor naleving.
Ja. Exportopties zijn beschikbaar, met name voor enterprise-klanten die ondersteuning nodig hebben op het gebied van compliance of audits.
Je stelt gerichte kaders en intern beleid in om te voorkomen dat medewerkers ongewenst gevoelige data delen. De strakke toegangscontroles en auditlogboeken ondersteunen beheerders om hier actief op te sturen.
Ja. KAI Chat ondersteunt Engels en de meestgebruikte Europese talen, waardoor het geschikt is voor meertalige organisaties die actief zijn op alle EU-markten.
KAI genereert veilige conceptteksten voor e-mails en interne berichten. Het gebruikt de context van jullie gesprek en de bedrijfsdata om relevante antwoorden te schrijven. Jij controleert en verzendt.
Ja. KAI kan teksten korter, duidelijker, of professioneler maken. Je kiest zelf de toon (bijvoorbeeld formeel, beknopt of vriendelijk). Het is ook mogelijk om toonrichtlijnen voor het hele bedrijf te definiëren om te zorgen voor consistente communicatie tussen teams.
Ja. KAI kan:
De schrijver van het bericht houdt altijd de controle over de inhoud.
Ja. KAI richt zich op het razendsnel opstellen van reacties, zonder de kern van de boodschap aan te tasten. Voor verzending bekijk je het concept altijd voor je het handmatig goedkeurt.
Ja. KAI stelt geoptimaliseerde onderwerpregels voor, vat belangrijke punten samen en stelt logische vervolgstappen voor op basis van de inhoud en context van een e-mail.
Ja. KAI genereert:
Dit scheelt wekelijks uren aan repetitief adminstratief werk voor verschillende teams.
Ja. Zodra KAI is gekoppeld aan jullie kennisbanken, stelt het direct antwoorden op voor klantvragen gebaseerd op jullie interne beleid en documentatie. Deze antwoorden bevatten directe links naar de bronnen om consistentie en naleving te garanderen.
Ja. KAI helpt je salesteam bij het bereiken van prospects en het opvolgen van leads. Organisaties kunnen vaste kaders, randvoorwaarden en beleidsregels definiëren. Zo garandeer je dat elke mail voldoet aan jullie interne standaarden en merkvereisten. De eindverantwoordelijkheid voor het verzenden blijft bij de gebruiker.
Ja. KAI verstuurt nooit automatisch berichten. Alle door AI gegenereerde teksten moeten eerst door een mens worden bekeken en goedgekeurd.
Ja. Beheerders kunnen AI-antwoordfuncties eenvoudig in- of uitschakelen per team of rol. Deze beheeropties zijn afhankelijk van jullie configuratie en het gekozen abonnement.
Nee. KAI genereert uitsluitend concepten en suggesties. Er worden geen e-mails verzonden zonder de expliciete goedkeuring en configuratie van de gebruiker.
KAI helpt bij het opstellen van berichten en genereert herinneringen, afhankelijk van je gekoppelde tools en workflow-instellingen. Planningsfuncties hangen af van de mogelijkheden van je e-mailprovider en je abonnement.
KAI ondersteunt integraties met de grootste leveranciers:
In de loop van de tijd kunnen er koppelmogelijkheden voor andere providers worden toegevoegd.
Ja. Als je e-mailprovider dit ondersteunt, helpt KAI ook bij het beheren van gedeelde postvakken of groepsinboxen. Dit is afhankelijk van de ingestelde toegangsrechten en beheerdersinstellingen.
KAI helpt bij het identificeren van mogelijke ontbrekende informatie, zoals:
De eindcontrole blijft bij de gebruiker om nauwkeurigheid te garanderen.
KAI wordt gehost in de Europese Unie. Klantgegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen een in de EU gevestigde infrastructuur, in overeenstemming met de GDPR en de Europese normen voor gegevensbescherming.
Ja. EU-hosting is de standaardinstelling voor Europese klanten.
Gegevensresidentie in de EU wordt ondersteund. Specifieke regionale inzetopties, zoals infrastructuur in Amsterdam, zijn bespreekbaar, afhankelijk van het plan en de infrastructuurvereisten.
Ja. KAI is gebouwd volgens de GDPR-principes, waaronder privacy by design en privacy by default. Er is een gegevensverwerkingsovereenkomst beschikbaar.
Ja. Er kan een gegevensverwerkingsovereenkomst worden gesloten voor klanten die formele GDPR-documentatie nodig hebben.
In de meeste gevallen is de klantorganisatie de gegevensbeheerder (data controller) en treedt AI Replies op als de gegevensverwerker (data processor). De exacte afspraken leggen we altijd vast in onze contractuele overeenkomst.
KAI maakt gebruik van geselecteerde infrastructuur- en serviceproviders die nodig zijn voor hosting, beveiliging en modeltoegang. Een subprocessorlijst is op aanvraag beschikbaar.
Ja. Een actuele lijst van subverwerkers kan worden gedeeld en updates worden gecommuniceerd volgens de contractuele voorwaarden.
Ja. Gegevens worden bij verzending en opslag versleuteld met behulp van coderingsprotocollen die voldoen aan de industriestandaard.
Ja. KAI is ontworpen volgens de zero trust-principes, waarbij toegang voortdurend wordt geverifieerd en nooit wordt verondersteld.
Ja. KAI hanteert het principe van de minste rechten. Gebruikers krijgen uitsluitend de toegang die ze nodig hebben, doordat we de bestaande machtigingen uit jullie gekoppelde systemen strikt overnemen.
Ja. KAI werkt met strakke, rollengebaseerde toegangscontrole. Hiermee beheer je als organisatie exact welk team of welke medewerker toegang heeft tot specifieke kennisbanken, chatfuncties en automatiseringen.
Ja. KAI neemt de inlogregels van jullie eigen IT-systemen (zoals Microsoft of Google) direct over. Hebben jullie daar ingesteld dat medewerkers extra moeten inloggen met een app of code (MFA)? Dan geldt dit automatisch ook voor de toegang tot KAI.
Ja. We ondersteunen Single Sign-On (SSO) en directe koppelingen met identiteitsproviders binnen onze enterprise-abonnementen.
Onze authenticatie volgt strikte veiligheidsnormen. We beveiligen sessies met time-outcontroles, token-gebaseerde authenticatie en veilige versleuteling van het dataverkeer.
KAI monitort continu systeemgebeurtenissen, inlogpogingen en operationele logboeken. Deze actieve beveiligingsmonitoring is een vast onderdeel van ons dagelijkse platformbeheer.
Ja. We bieden inzicht in beheeractiviteiten via auditlogboeken. Geavanceerde en gedetailleerde logboekfuncties zitten standaard inbegrepen in onze enterprise-abonnementen.
AI Replies werkt met strakke procedures voor incidentrespons. Bij een beveiligingsincident rondom klantdata informeren en handelen we direct volgens de strenge regels van de GDPR en contractuele afspraken.
Ja. Ter ondersteuning van enterprise-trajecten delen we op verzoek alle benodigde beveiligingsdocumenten, technische overzichten en privacyrapporten.
Ja. KAI is specifiek ontworpen om de strenge eisen van de NIS2-richtlijn direct te ondersteunen. In de praktijk betekent dit dat we zorgen voor maximale systeemveerkracht, strakke logboekregistratie (voor de bewijslast bij audits) en de juiste beheerfuncties waarmee jij de volledige regie en controle behoudt over je bedrijfsdata en toegangsrechten.
Onze processen en het platform zijn ontworpen om volledig aan te sluiten op de ISO 27001-normen. De exacte certificeringsstatus en onze routekaart bespreken we graag met je tijdens een enterprise-gesprek.
Dit betekent dat het platform en de processen zijn ontworpen om te voldoen aan de ISO 27001-principes. Enterprise-klanten kunnen deze formele structuur in hun overeenkomst opnemen om hun eigen certificering te ondersteunen. Het betekent niet dat de software of elke klant automatisch gecertificeerd is.
Ja. Periodieke beveiligingstests (penetratietests) en actief kwetsbaarheidsbeheer zijn een vast onderdeel van onze dagelijkse operatie. De resultaten en details delen we graag tijdens een veiligheidsbeoordeling.
KAI blokkeert zogenaamde 'prompt injecties' (manipulatie van de AI) en ongeoorloofde datatoegang via harde kaders en strakke ophaalcontroles. De AI raadpleegt uitsluitend de data waar de specifieke medewerker al expliciet rechten voor heeft.
De toegang tot documenten wordt beheerd door:
Gebruikers hebben geen toegang tot documenten zonder hun verleende machtigingen.
KAI verwerkt standaard bedrijfsgegevens veilig: van projectbestanden en interne handleidingen tot HR-beleid en operationele data. Voor extreem gevoelige of streng gereguleerde data kijken we samen hoe we dit inrichten volgens jullie specifieke compliance-eisen.
Ja. We hebben onze Enterprise-functies (zoals auditlogboeken, lokaal EU-hosting, RBAC en zware encryptie) specifiek gebouwd voor gereguleerde werkomgevingen. We bespreken jullie wettelijke eisen direct tijdens de onboarding.
KAI bouwt uitsluitend een veilige index om in te zoeken en raakt het bronbestand nooit aan. De veiligheid, het versiebeheer en de integriteit van je bestanden blijven 100% gewaarborgd door je originele platform (zoals SharePoint of Google Drive).
De infrastructuur omvat back-up- en herstelprocedures die zijn afgestemd op moderne betrouwbaarheidspraktijken in de cloud. Details kunnen worden gedeeld in de beveiligingsdocumentatie.
De bewaartermijn hangt af van je abonnement en de instellingen in je contract. Enterprise-klanten stellen dit bewaarbeleid (dataretentie) volledig zelf in op basis van hun eigen richtlijnen.
Ja. Afhankelijk van je abonnement bepaal je als beheerder exact hoe lang specifieke data binnen KAI bewaard blijft.
Ja. Je kunt altijd een verzoek indienen om gegevens te verwijderen. We verwerken dit direct en strikt volgens de regels van de GDPR en onze overeenkomst.
Ja. We bieden exportopties voor klanten die hun data willen overdragen of lokaal willen opslaan voor audits.
Nee. Klantgegevens worden niet gebruikt om openbare AI-modellen of AI-modellen van derden te trainen.
Nee. Alle analyses met betrekking tot productverbetering volgen de privacy- en contractvoorwaarden.
Ja. We bieden afmeldopties (opt-outs) voor analyses. Dit bespreken we bij het afsluiten van het abonnement.
Ja. Beheerders selecteren nauwkeurig welke mappen, labels of mailboxen KAI mag uitlezen. Zo behoud je de exacte controle over wat doorzoekbare kennis wordt en wat verborgen blijft.
Ja. Speciale infrastructuuropties zijn beschikbaar voor Enterprise-klanten die aanvullende veiligheids- of nalevingsmaatregelen nodig hebben.
Ja, dit is beschikbaar binnen het enterprise-abonnement.
KAI is gebouwd door AI Replies om een groeiend probleem in moderne bedrijven op te lossen: SaaS-wildgroei, verspreide kennis en voortdurende onderbrekingen. Het doel was om een veilig Europees AI-platform te creëren dat tools met elkaar verbindt, kennis centraliseert en repetitief werk vermindert.
AI Replies is opgericht vanuit Amsterdam, als een samenwerking tussen ontwerpbureau The Brink Agency (verantwoordelijk voor UX en strategie) en Capisoft (verantwoordelijk voor de beveiligingsarchitectuur en infrastructuur).
AI Replies is gevestigd in Amsterdam, Nederland.
KAI is in Amsterdam gebouwd om een lokaal, Europees AI-fundament te bieden dat vanaf de eerste regel code is afgestemd op de GDPR, de hoogste privacy-eisen en strakke interne controle. Europa stelt de strengste eisen ter wereld aan gegevensbescherming. KAI is ontworpen om daar zonder concessies aan te voldoen.
Onze missie is ‘make work flow’. We willen administratieve ruis verminderen en de focus verhogen door losse SaaS-tools te verbinden, repetitieve taken te automatiseren en kennis te centraliseren.
De visie van AI Replies is om dé veilige, Europese AI-basis te vormen voor organisaties wereldwijd. We zien AI niet als een losse tool, maar als een geïntegreerde, betrouwbare operationele laag die over al je bedrijfssystemen heen ligt.
KAI staat voor Kennis, Automatisering en Insights:
De naam weerspiegelt de drie belangrijkste pijlers van het platform.
Op de lange termijn focussen we ons op:
Ja. Alle toekomstige functies en updates volgen onvoorwaardelijk dezelfde principes:
Beveiliging en beheer zijn het fundament van KAI, geen optionele add-ons.
Insights is momenteel in ontwikkeling. De kennis- en automatiseringslaag zijn volledig operationeel.
Nu beschikbaar:
Binnenkort beschikbaar in insights:
Feedback van onze klanten bepaalt direct de prioriteiten op onze roadmap. Enterprise-klanten nemen actief deel aan gestructureerde feedbackloops, testprogramma's en strategische sessies. AI Replies geeft altijd prioriteit aan functies die de beveiliging, het beheer en de daadwerkelijke productiviteit meetbaar verbeteren.
Uitgebreide beveiligingsdocumentatie, de verwerkersovereenkomst en compliance-rapporten zijn op aanvraag beschikbaar. We delen deze standaard met organisaties en enterprise-klanten die een inkoop- of veiligheidsbeoordeling doorlopen.
Je neemt eenvoudig contact op met ons salesteam via het formulier op de website voor:
Veiligheidsbeoordelingen en formele inkooptrajecten worden standaard ondersteund voor enterprise-klanten.
Elk abonnement geeft je team direct toegang tot onze beveiligde AI-werkplek. Start met slimme automatisering voor je e-mails en meetings. Groeit je organisatie? Dan breid je eenvoudig uit met de kennislaag.
Maandelijks
Jaarlijks
Bespaar 10%
Free
Starter
Pro
Enterprise
July 29, 2026
De verborgen kosten van microtaken: waarom klein werk grote bedrijven vertraagt
In de meeste organisaties worden productiviteitsproblemen zelden veroorzaakt door grote projecten of strategische beslissingen. In plaats daarvan komen ze voort uit iets veel kleins: de talloze kleine taken die de ruimte opvullen tussen zinvol werk.
July 29, 2026
AI wordt de interface naar het werk
Decennialang heeft software de manier bepaald waarop mensen met hun werk omgaan. Medewerkers openen applicaties, navigeren door menu's, vinden informatie en activeren handmatig acties. Voor elke taak moet je door de interface van een specifieke tool navigeren. Dit model heeft de technologie op de werkplek gedefinieerd sinds de begindagen van personal computing. Vandaag is er echter een stille verschuiving gaande.
